先日、Notionから学んだこととしてデータベースの五形態について書きました。
更に、ここに「まだ変わる可能性がある」のか、「もう変わることはない」のか、という区別をしていますというのが今回の内容です（複雑になるので今回はデータベースの形態と絡めた話はしません）。
なぜその区別をしなくてはならなかったかというと、書き込むツールとして適切なものが変わってしまうからです。そして以前まではそこの区別が曖昧で、だいたい内容の種類だけでツールを決めようとしたので「なんかしっくりこない」ということを繰り返すことになりました。
例えばスケジュールにしても、「もう決まっている日程」と「まだ変わるかもしれないorまだ決まってない日程」とは書き方が変わりますよね。アナログだと、決まったことはペンでびしっと書けますが、まだ決まってないとか仮押さえでしかないとかいうときはシャーペンやフリクションボール、あるいは付箋を使ったりすることになります。更に「このあたりでこれをやっておきたいなー」みたいな自分の中での計画は、他の動かないスケジュールに混ぜると全体の視認性が悪くなってしまいます。
ToDoも、完了するまでは「工程や日程が変わる可能性がある」情報として柔軟性のあるツールなどで管理しますが、完了すれば過去のことになるので「もう変わらない」情報として日誌に記録したりすることになります。タスク管理アプリなどでは済んだToDoをそのまま情報としてアーカイブして必要な時に探すこともできますが、そういう考え方が向かない人や、他の人にログを見せなければならない人は別途記録としてまとめ直すことになりますよね。
単純な話、書き直せないツールでは「まだ変わる可能性がある情報」は処理しにくいですし、逆に簡単に書き直せてしまうツールで「もう変わることがない情報」をストックするのは人によってはしっくりこないということにもなります。これからのことと済んだことが混在するのも望ましくありません。
具体的に「まだ変わる可能性がある情報」とは何かと言うと、ToDo、未定の日程、ふとした考え、アイデア、といったものです。
一方で、「もう変わることがない情報」は、やり終えたこと、決定した日程、見聞きしたもの、学んだ教養、などです。
更に、「更新する可能性がある情報」もあります。これは「対象は決まっている」が、「内容は変わる・増える」かもしれない情報です。つまり二種類が一体になっている形態のもの。調べ物やマニュアル、読書メモ、何かへの感想、分析や考察、などがそういった形です。考え事やアイデアも内容によってはこちら。
ツールを適切に選択するために、私は情報をこれら2+1種類に分けて捉えることにしました。
それではそれらをどう使い分けていけばよいでしょう。場所自体を変えたり、ひとつの場所の中で工夫したり、色々と区別の仕方があると思われます。例えば、
方法① デジタルとアナログ併用
変わらない→ノートや手帳
変わりうる→アプリやwebツール
方法② ノートの使い分け
変わらない→綴じてあるノート
変わりうる→メモ紙・ルーズリーフ
方法③ バレットジャーナル式
変わらない→マンスリーページやFutureLog
変わりうる→デイリー部分の箇条書き
方法④ 付箋の活用
変わらない→ノートや手帳の紙面に直接記入
変わりうる→付箋に記入して貼付
方法⑤ webツールの使い分け（一例）
変わらない→Evernote
変わりうる→Scrapbox、Dynalist
といった形。私はこれらの組み合わせと応用で情報を管理しています。
具体的にどうしているかというのは、やっている分には手間でもなく自然なのですが列挙すると膨大な数で複雑な仕組みであるかのように見えてしまうので、一部だけ触れようと思います。
ToDo
ToDoについては、やり終える前が「変わる可能性がある情報」、やり終えた後が「もう変わることがない情報」となります。
タスク管理アプリを色々試しましたが、個人的に紙に書いたほうが良かったのでアナログ管理です。管理の流れはGTDというタスク管理法を元にしています。
B7サイズのメモ用紙を使っていますが、使い方は複数あります。
**①洗い出し
②今週やること
③今日やること
④○○なときにやること**
まず①の洗い出しは、GTDで言うところのinboxの役割です。いつやるかは置いておいてとにかく「あ、あれやらなきゃ」「これいつかやっとこ」と思ったものを書き出していきます。そして定期的にそれを②以下に振り分けます。
②の今週やることリストは、メモ用紙に一週間の日付を振ったり枠を作ったりして（形式は気分により）、必ずこの日にやらなきゃいけないということを書いています。最初は手帳に書いていましたが、手帳でタスク管理をするということ自体が合わなかったのでメモ用紙に変えました。
③の今日やることリストは、①②を踏まえてその日やることをメモ用紙に列挙していくものです。複雑な工程があるものは紙を分けて細かく書き出します。
④の**○○なときにやることリスト**は、例えば「5分でやれること」「連絡が来たらやること」「外でもできること」「帰ったら家でやること」「ホームセンターで買うもの」みたいな、場所や時間などの状況ごとに作るリストです。
②～④に振り分けられない、いつでもいいようなToDoは「いつかやる／いずれやる」というリストをノートに作って溜めておきます。
そしてやり終えたことは日誌用の大学ノートに1行1件で書き込みます。バレットジャーナルで言うKeyのような記号を自分で設定し、またキーワードをマーカーや色鉛筆で強調して、どんな種類の記述かひと目でわかるようにしています。時刻や時間帯も記録します。ちなみにこのノートには、完了タスク以外にも食事の記録や目に留まったことなど生活における「もう変わることがない情報」を書き込んでいるので、どんな日だったかひと目でわかるようになっています。
更に、「いつやったか」を後から知る必要があるものはマンスリーカレンダーに書いておきます。連絡のログや、定期的な実行や交換が必要なものなど。
用が済んだメモ用紙は一応全部取っておいていますが、見返す必要に迫られたことはないので、そのうちそのまま処分すると思います。マニュアル化すべきものは分けて別のノートに書き写したり貼りつけたりします。
スケジュール
ウィークリーの欄までは要らないタイプの生活をしているので、大学ノートに月間ページを自作しています。適当に架空の予定で作った例がこちら。
自分の今後の行動を左右する予定・日程類は全部ここに書いています。まだ決まっていないことは付箋に書いて貼っておきます。
ToDoの項で書いた通り、毎週「今週やることリスト」を作るので、この日程表では予定が時系列順に並んでいなくても支障ありません（私の生活スタイルでは）。
そしてここには「やったこと」の類は書きません。これとは別に、上記で触れたマンスリーカレンダーのページを作り、ログの類はそちらに書きます。
読書メモ
読書まわりは、読了リストが「もう変わらない情報」、読んだ感想や関連する情報のメモが「変わる可能性がある情報（更新する情報）」です。
読了リストはルーズリーフに書いています。前は読了日に出版社に出版年にと書けるものを全部書こうとしていましたが、ぶっちゃけそんな情報はここには要らなくてただただ面倒くさくなってしまったことが何度もあったので、シンプルに著者と書名だけを並べています。何年のリストかは上部の日付欄に書いています。
読書メモはA5サイズの無地のノート（場合によってはA4紙を折って真ん中をノート状にホチキスで留めたもの）に書いています。出版社などの細かい内容はこちらに書きます（読書メモを作る時はやる気があるので）。読書メモの内容については昨日投稿した通りです。そして自由に書きたいときに罫線があるのが苦手なので徹底して無地です。基本は見開きを単位として、余白はあまり意識的には取りませんが、途中で記述が終わって紙面が余っても同じページに複数の本の読書メモは取ることはしません。
「更新する可能性がある情報」の類はだいたいどれもこの形式で、リスト＋ページ/見開き単位の紙面、という形です。PCを用いた作業が関連することはScrapboxかDynalistに書いて管理しています。特にScrapboxはリンク集を作れば簡単にリスト＋それぞれの内容ごとの紙面という形になります。
私の例については以上ですが、このようにして**「変わる」「変わらない」「更新する」を意識し始めて、書く場所や使うツールに迷うことが減りました**。データとしての情報の扱いはよくわかっていなかったので、それについては冒頭でも触れたようにNotionを通して解決しました。
使うツールに根拠と必然性がある形になったので、後からもやもやしてくるということがなくなりそうです！
（※この記事は一度noteに投稿したものの下書きに戻したものです。）
